Система электронного документооборота
Организации сосредотачиваются на нескольких компонентах для достижения успеха—предоставлении отличного продукта или услуги, привлечении лучших талантов, эффективном маркетинге, опережении отраслевых тенденций. На операционном уровне программное обеспечение для управления документами является ключом к продвижению вашего бизнеса. Независимо от того, насколько велика или мала ваша компания, электронные документы могут накапливаться, создавая путаницу и беспорядок, которые могут привести к остановке рабочего процесса.
Вы знаете, что вам нужна система электронного документооборота, чтобы оставаться в курсе событий. Но как выбрать правильный вариант и как быть уверенным, что вы получаете от него максимум?
10 основных функций Системы Электронного документооборота (СЭД)
На рынке Узбекистана существует множество различных типов систем электронного документооборота, и выбор правильной системы может оказаться довольно сложной задачей. Не все программные платформы созданы равными. Некоторым не хватает даже самых необходимых функций, что делает их бесполезными для многих задач. Несмотря на свою доступность, программное обеспечение “один размер подходит всем”, как правило, не работает, особенно потому, что оно не обеспечивает ни функций, ни поддержки продукта.
Вам нужна система электронного документооборота, адаптированная к потребностям вашей организации. Программное обеспечение должно обладать возможностями, необходимыми для выполнения повседневных задач.
Вот некоторые важные особенности, на которые нужно нужно обращать покупке систем электронного документооборота (СЭД):
1. Совместимость
СЭД не должна конфликтовать с вашей текущей IТ-установкой. Лучше выберите систему, которая обладает совместимостью, даже если она стоит немного дороже.
2. Легкость в эксплуатации
Ваши сотрудники должны иметь возможность использовать вашу новую СЭД после базовой ориентации. Надежная система, для использования которой требуется степень программиста, только расстроит вашу команду.
3. Организация Здравого Смысла
Организационная структура вашей СЭД должна быть интуитивно понятной. Команды и шаги процесса должны иметь смысл даже для новых пользователей, которые имели только базовую инструкцию по использованию платформы.
4. Внутренняя Коммуникация
Документы - это средства коммуникации, поэтому ваша СЭД должна сделать общение между пользователями легким.
5. Управление версиями
Ваша СЭД должна отслеживать изменения для всех материалов и организовывать файлы таким образом, чтобы вы могли отслеживать различные версии каждого документа. Ищите систему, которая предлагает детальное управление версиями, чтобы вы могли понимать и контролировать свои обновления на каждом этапе процесса.
